Comment organiser un événement ?

Vous cherchez à savoir comment planifier un événement ou à obtenir des conseils sur l’organisation d’un événement ?

Nous avons vu de nombreux événements organisés par des organisations au fil des ans, et nous avons identifié dix étapes clés pour la réussite d’un événement.

Bien que nous ne puissions pas identifier tous les détails auxquels vous devrez penser, puisqu’une grande partie dépend du type d’événement que vous organisez, nous pouvons vous suggérer quelques bonnes pratiques qu’il est important de suivre pour tout événement.

Développez le but et les objectifs de votre événement

La toute première étape de la planification de votre événement consiste à établir un but et des objectifs tangibles.

Commencez par vous poser des questions : Pourquoi organisez-vous cet événement, et qu’espérez-vous réaliser ?

Si vous connaissez les principaux objectifs de votre organisation avant de planifier, vous pouvez vous assurer que chaque partie de votre événement est optimisée pour réussir.

Essayez-vous de sensibiliser les gens à une cause ou de collecter un montant prédéterminé de dons pour votre prochain projet ? Vous espérez attirer 50 invités, ou 500 ?

En vous fixant un objectif avec des indicateurs de succès quantifiables, il sera plus facile pour votre équipe de s’assurer que vous l’atteindrez.

Organisez votre équipe

Tout événement nécessite un effort d’équipe concerté pour gérer tous les détails. Envisagez d’identifier un responsable d’événement ou un président d’événement clé ainsi que des présidents individuels pour les sous-comités, tels que :

• la gestion du lieu de l’événement
• les orateurs
• le divertissement
• publicité
• les sponsors
• et la gestion des bénévoles.

L’attribution de rôles individuels aux membres de l’équipe crée un système de responsabilité, tout en évitant que les tâches ne soient négligées. De plus, cela vous permettra de déléguer – mais n’oubliez pas de tenir compte des réunions du comité dans le calendrier de votre plan d’événement !

Établissez votre budget

L’établissement du budget de votre événement est l’une des parties les plus importantes de la planification d’un événement. J’ai vu de nombreuses idées géniales tomber à l’eau parce que l’équipe qui les avait trouvées à l’origine avait oublié de prendre en compte son budget avant de commencer à planifier.

Consultez la liste des tâches et reportez-la dans votre budget. Il est également utile de prévoir une rmarge en cas de situations imprévisibles. Par exemple, il y a eu un incident dans mon travail lorsqu’il a plu le jour d’un événement en plein air. Nous avons dû immédiatement changer de lieu et transporter tout le matériel et le mobilier. Il est préférable de penser à ces choses à l’avance et d’y être préparé financièrement.

  Voici quelques-unes des dépenses essentielles que vous devez inclure dans votre budget :

• Le lieu de l’événement : Ce coût doit comprendre la location ainsi que toute assurance que vous devez souscrire.
• Nourriture et boisson : Ce champ est assez explicite. Toutefois, n’oubliez pas que le montant que vous pouvez vous permettre ici peut également dicter le nombre de billets que vous pouvez vendre.
• Divertissement : Ce champ peut être personnalisé selon vos besoins. Qu’il s’agisse d’un haut-parleur, d’un DJ ou même d’un cochon parlant, assurez-vous de disposer d’une marge de manœuvre pour les frais de déplacement et d’hébergement ainsi que pour toute compensation.
• Décor : Allez-vous opter pour un thème de maçon bricoleur ou un thème un peu plus fantaisiste ? En établissant les coûts à l’avance, vous pourrez déterminer celui que vous pouvez vous permettre.
• Personnel : Cette catégorie est souvent oubliée, mais il est essentiel de tenir compte des frais de transport et d’hébergement de votre personnel, surtout si vous partez à l’extérieur de la ville. Même la budgétisation du temps du personnel (à quoi passerait-il son temps s’il ne travaillait pas sur cet événement ?) peut vous aider à décider si cette réunion supplémentaire en vaut la peine.
• Marketing : Que vous décidiez de promouvoir votre événement sur Facebook ou de faire comme à l’époque en mettant des flyers dans toute la ville,
• Logiciels : si vous ne payez pas déjà pour un logiciel de gestion d’événements, pensez à l’intégrer dans votre planification d’événements, voir notre liste en bonus à la fin de cet article.
• Des projecteurs aux haut-parleurs en passant par le wi-fi, cette catégorie englobe une grande variété de coûts chez le Prestataire technique audiovisuel (son, lumière, vidéo) pour vos évènements.
• Divers : Même l’événement le mieux planifié entraînera des coûts supplémentaires. Si vous les comptabilisez dans votre budget, vous ne serez pas pris au dépourvu.

Même si certains de ces éléments ne sont pas encore des coûts fixes – par exemple, si vous n’avez pas encore choisi un lieu – il est important de garder à l’esprit le maximum que vous pouvez vous permettre de dépenser avant de prendre ces décisions.

Créer un plan directeur de l’événement

Il se peut que la date soit déjà fixée pour un événement récurrent, mais s’il s’agit d’un nouvel événement, assurez-vous de tenir compte des éléments suivants avant de fixer votre date :

• Donnez-vous suffisamment de temps ! Idéalement, vous devriez disposer de 4 à 6 mois pour planifier, si ce n’est plus (selon la nature de votre événement)
• Soyez attentif aux jours fériés et aux fêtes religieuses
• Éviter les périodes de vacances scolaires (vacances d’hiver, de printemps et d’été)
• Vérifiez les dates avec les participants clés – orateurs, présentateurs, invités VIP, etc.

Une fois que vous avez fixé la date (et que vous avez déjà établi votre budget), vous pouvez commencer à réserver tout le personnel externe (tel que les traiteurs) dont vous avez besoin immédiatement.

Fixer la date

Une fois que vous avez une bonne idée de tous les coûts et du calendrier associés à votre événement, il est temps de commencer le vrai plan ! La création de votre plan directeur vous permettra de vous assurer que tous les aspects restent sur la bonne voie, et facilitera la coordination avec les bénévoles et les membres du comité de l’événement.

Votre plan directeur doit englober tous les aspects de l’événement, notamment

• Le lieu de l’événement, la logistique et la gestion de la restauration (contrats, permis, assurances, etc.)
• Les orateurs et les présentateurs (identification, confirmation, logistique et gestion)
• Activités et divertissements
• Publicité et promotion (en ligne et hors ligne, comme les pages web et la promotion en ligne ; les calendriers d’événements ; les programmes imprimés ; les relations avec les médias ; la signalisation ; les médias sociaux, etc.)
• Inscription (inscription, paiement et suivi en ligne ; inscription sur place, etc.)
• Gestion des sponsors et des partenaires
• Gestion des volontaires et responsabilités

Lors de la planification de votre événement, pensez également à créer un calendrier détaillé, afin que tout se déroule sans heurts. Indiquez les dates auxquelles les permis ou les polices d’assurance doivent être présentés, la date de fin des inscriptions et un calendrier détaillé du jour de la manifestation.

Bien qu’il puisse être tentant de dire : « Tout est dans ma tête ! et de ne pas se soucier de tout écrire, attention : ce genre de mentalité vous rendra la tâche beaucoup plus difficile pour attribuer les responsabilités. Il vous sera également plus difficile de vous souvenir de ce que vous avez fait pour le prochain événement – alors faites-vous plaisir et mettez tout par écrit.

Enfin, si vous ou votre organisation avez déjà organisé des événements similaires, l’examen de toute la documentation existante à ce stade peut vous aider à vous assurer que vous ne manquez rien.

Réservez votre lieu

Une fois la date fixée, il est essentiel de réserver votre salle dès que possible. La date et le lieu de votre événement doivent être fixés avant que vous ne puissiez commencer à faire de la publicité. Cette tâche doit donc être effectuée le plus tôt possible dans la période de planification.

Vérifiez toujours le lieu en personne dès la phase de sélection. Au moment le plus inattendu, il pourrait s’avérer que la climatisation ne fonctionne pas correctement dans le hall, qu’il n’y a pas de toilettes pour les handicapés ou que l’équipement ne passe pas la porte. Il faut donc vérifier ces problèmes à l’avance.

Une fois j’ai tenu une conférence pour 25 personnes et une heure après le début de l’événement, le propriétaire de l’espace m’a demandé de quitter les lieux sans donner d’explication. Finalement, nous avons passé une heure de formation avec les participants dans un parc voisin, jusqu’à ce que nous trouvions un nouvel espace! Vous pensez peut-être qu’une telle situation ne vous arrivera pas, mais il est toujours préférable d’avoir un plan B.

(Notez qu’une certaine flexibilité autour de la date pourrait également vous aider à ce stade et vous permettre d’ouvrir une plus grande variété de lieux).

Voici quelques éléments à prendre en compte lors du choix d’un lieu pour votre manifestation :

• L’accessibilité. Le lieu de la manifestation est-il doté d’entrées et d’ascenseurs accessibles ? Y a-t-il des toilettes pour tous les sexes ? Y aura-t-il de la place pour les interprètes ? Ces facteurs, et bien d’autres, entrent en ligne de compte dans le choix d’un lieu où tous les participants se sentiront à l’aise.
• La taille. Un événement de 50 personnes aura besoin d’un espace très différent de celui de 500 personnes. De plus, il faut se demander si vous aurez besoin de salles séparées pour les réunions en petits groupes ou autres.
• Le parking. Y a-t-il un parking ou est-il facile d’y accéder par les transports en commun ?
• Assurance. Devrez-vous souscrire une assurance distincte ? Quelles sont les règles en matière de responsabilité ?
• Si votre événement nécessite des orateurs et des microphones, assurez-vous qu’il est facile de les installer dans l’espace disponible. Il en va de même pour l’accès wifi (et la connexion au téléphone portable !), ou pour tout autre besoin technologique de votre manifestation.
• Coûts. Quel est le montant de l’acompte demandé par le lieu de la manifestation ? Y aura-t-il des coûts supplémentaires ? Combien serez-vous remboursé si vous devez annuler ?

Donnez une marque à votre événement

Si vous voulez que votre événement se démarque, vous devez choisir un thème opportun et convaincant qui vous distingue de vos concurrents. Cela signifie que vous devez trouver un thème global dynamique et que vous devez faire très attention au nom de l’événement, car il peut être un élément clé pour attirer l’attention, en particulier dans les médias en ligne.

    Faites un brainstorming sur les noms : Lorsque vous faites un brainstorming sur le nom de l’événement, pensez à

• En quoi votre événement est-il différent des autres événements de votre secteur ?
• Qu’espérez-vous transmettre à travers cet événement ?
• Quelles sont les principales composantes de votre événement ?

    Créez un slogan : Une fois que vous avez trouvé un nom, essayez également de créer un slogan – un slogan de marque court et mémorable qui décrit l’événement.

    Créez un logo : La dernière étape consiste à créer un logo pour représenter votre événement. Un logo peut être un outil de marque efficace, offrant une reconnaissance immédiate de votre événement dans tous vos articles publicitaires et promotionnels (tels que t-shirts, bouteilles d’eau, sacs, etc.).

Adobe Spark, une suite d’applications intégrées basées sur le cloud, s’adresse aux spécialistes du marketing non graphistes, aux entrepreneurs individuels, aux petites entreprises et aux professionnels qui recherchent une manière élégante et sophistiquée de parler avec ses clients via de belles communications digitales et de créer logo . Les applications professionnelles Creative Cloud d’Adobe sont vraiment efficaces et les fonctionnalités de Microsoft Office comme Word ou Powerpoint Publisher ne suffisent pas. Les entreprises qui n’ont ni le temps ni l’argent pour soustraiter à des graphistes faire des concours dans des écoles d’art peuvent utiliser avec profit les applications Spark et leurs compagnons iOS – Video, Page, Post – pour avoir du succès en ligne pour leur produit ou service.

Une fois que vous avez votre nom, votre slogan et votre logo, utilisez-les dans tous vos supports marketing afin que les personnes qui ne connaissent pas votre organisation commencent à reconnaître votre marque – et se souviennent que l’événement a lieu ! N’oubliez pas de donner un # hashtag pour la communication lrs de l’événement.

Identifier et établir des partenariats et des sponsors

Y a-t-il des organisations avec lesquelles vous pourriez vous associer ou auxquelles vous pourriez faire appel pour obtenir des parrainages afin de couvrir les coûts et d’accroître la participation potentielle ?  De plus, lorsque vous associez d’autres personnes ou groupes à votre événement, ils ont intérêt à contribuer à faire passer le message et à faire de l’événement un succès – plus on est de fous, plus on rit, n’est-ce pas ?

Vous devriez peut-être y réfléchir :

    Chercher des entreprises sponsors pour financer une partie de l’événement. Il peut s’agir d’organisations nationales qui souhaitent parrainer un dîner, offrir un prix de présence ou un article clé d’une vente aux enchères silencieuse, ou d’entreprises locales qui peuvent fournir des biens ou des services, tels que des fleurs pour les tables, des articles pour les sacs cadeaux, etc.

    Le partenariat avec des organisations communautaires qui pourraient offrir un lieu et/ou une assistance pour l’organisation ou la dotation en personnel d’un événement.

Si vous recherchez des entreprises pour parrainer votre événement, n’oubliez pas qu’elles seront plus enclines à le faire si elles peuvent en voir les avantages évidents. Si vous avez déjà eu des sponsors qui sont prêts à parler en votre nom, tant mieux, mais sinon, soyez prêt à monter un dossier convaincant pour obtenir un soutien dès le début. 

Créer un plan de publicité

Ne sous-estimez pas le temps nécessaire à la réussite de la promotion d’un événement. Le type d’événement, son public cible, les ressources internes et le budget déterminent votre approche marketing. Lorsque vous choisissez vos partenaires médiatiques, concentrez-vous sur ceux qui ciblent votre public. Il est préférable d’avoir quelques partenaires mais des partenaires ciblés, plutôt que de parler de l’événement à presque tout le monde.

Il est également important de créer un message clé qui sera diffusé sur tous les canaux. Assurez-vous qu’il est bref et qu’il transmet fidèlement l’idée de l’événement à votre public.

Même avec le plus incroyable des orateurs ou des spectacles, il faut de la publicité pour attirer les gens. La promotion de l’événement commence par la publication d’un avis ou d’une page sur votre site web, par une note dans votre bulletin d’information ou votre courriel pour enregistrer la date, puis s’étend à la publicité en ligne et hors ligne, aux relations avec les médias et à la sensibilisation continue pour encourager l’inscription.

Voici quelques éléments que vous pourriez vouloir inclure dans votre plan :

• Annonce sur la page web
• Les réseaux sociaux (facebook, twitter, Linkedin, Instagram, TikTok
• Campagnes emailing
• Relations avec la presse et les médias
• Documents imprimés

Enfin, aucun plan de promotion n’est complet sans les remerciements qui suivent l’événement, les remerciements des sponsors et les articles sur les messages clés de l’événement ou le succès de la collecte de fonds.

Déterminer les processus du jour

Une fois que vous avez préparé tout ce qui se passe autour de l’événement, l’étape suivante consiste à suivre l’ordre de la manifestation elle-même et à planifier votre programme.

Pour vous assurer que vous êtes prêt à tout, préparez un programme qui vous guidera tout au long de la journée, de la mise en place au nettoyage. En incluant chaque détail, aussi petit soit-il, vous aurez l’impression d’avoir tout sous contrôle !

Voici un exemple rapide de ce à quoi peut ressembler une telle chose :

• 17h00 : Dépôt des articles de l’enchère sur le site (Thibault)
• 18h15 : Installation audiovisuelle (Joanna)
• 19h00 : Réunion de coordination des volontaires (Julien)
• 7h30 : Les participants commencent à arriver
• 8:00 : Hors d’œuvres servis
• 8h30 : Le premier intervenant monte sur scène
• 8:45 : Pause
• 9:00 : Le deuxième orateur monte sur scène
• 10:00 : Remise des prix (Océane)
• 10h30 : Fin des enchères
• 11:00 : Début du nettoyage des tables
• 11h30 : Fermeture du bar
• 12:00 Fin de l’événement ; tous les invités doivent partir

Et en prime, vous pouvez également utiliser une version simplifiée de ce document dans tout matériel de promotion de l’image de marque comme programme destiné au public.

En identifiant précisément qui doit faire quoi, on peut également s’assurer que la responsabilité est clairement établie avant l’événement.

Bonus : Les logiciels d’organisation d’événement

• Doodle
• Eventbrite
• GoFundMe
• Leasyt
• Typeform
• Canva
• Sendinblue
• Trello